ניהול חשבונות כולל מגוון תהליכים ופונקציות שמטרתן לשמור על סדר וארגון כספי של העסק. הנהלה זו חיונית לצורך מעקב אחר הכנסות והוצאות, תכנון פיננסי, תשלוםמיסים ודיווח תקופתי. הנה כמה מהתהליכים המרכזיים:

1. רישום הכנסות והוצאות:

הכנסות: רישום כל תקבול שמתקבל מהלקוחות, בין אם מדובר במזומן, אשראי או העברות בנקאיות. יש לתעד את המקור (חשבוניות, קבלות וכו’) ואת תאריך התקבול.

– הנפקת חשבוניות: לכל עסקה שמתבצעת יש להנפיק חשבונית מס או קבלה. יש לשמור עותק של כל חשבונית שהונפקה.

– קבלות: יש לשמור קבלות על כל תשלום שמתקבל, בין אם מדובר במזומן, המחאה או העברה בנקאית.

– הוצאות: רישום כל הוצאה של העסק, כולל חשבונות ספקים, הוצאות שוטפות, הוצאות שיווק ופרסום, שכר עבודה ועוד. גם כאן יש לשמור קבלות וחשבוניות לתיעוד.

2. התאמת בנקים:

– בדיקת דפי בנק: יש לבדוק את תנועות הבנק של העסק ולהשוות אותם לרישומים הפנימיים. זה כולל בדיקת תקבולים, הוצאות, המחאות, והעברות בנקאיות.

– פתרון חוסר התאמה: במידה ומתגלים חוסרים או הבדלים, יש לברר את המקור שלהם ולפתור אותם.

3. ניהול מלאי:

– מעקב אחרי מלאי: רישום מדויק של מלאי המוצרים או החומרים שברשות העסק. זה כולל קבלת סחורה, מכירה של מוצרים וניהול של כמות המלאי בפועל.

-ניהול המלאי מתבצע עי הזמנת רכש, ועם קבלת הסחורה מבצעים קליטה למלאי ורושמים לתעודת רכש מרכזת

– עדכון שוטף: עדכון רישומי המלאי באופן שוטף כדי לשמור על התאמה בין המלאי הרשום למלאי בפועל.

4. דיווח לרשויות:

– הגשת דוחות חודשיים/שנתיים: דיווח על הכנסות והוצאות לרשויות המס, כולל דוחות מע”מ, מקדמות מס הכנסה ודוחות סוף שנה.

– תשלומי מס: תשלום מסים שוטפים כגון מע”מ, מס הכנסה, ביטוח לאומי ועוד.

5. תכנון תקציב:

– הכנת תקציב: בניית תקציב שנתי לעסק הכולל תחזית הכנסות והוצאות, קביעת יעדים פיננסיים ותכנון הוצאות עתידיות.

– מעקב תקציב: בדיקת ביצוע התקציב באופן שוטף והתאמתו לפי הצורך.

6. ניהול חובות וזיכויים:

– מעקב אחר חובות: ניהול רשימות חובות ולקוחות שחייבים לעסק, כולל פנייה ללקוחות לצורך גביית חובות.

– זיכויים: ניהול ותיעוד זיכויים שמתקבלים מספקים או לקוחות.

ניהול חשבונות נכון הוא חיוני להצלחת העסק ומבטיח עמידה בדרישות החוק, שמירה על שקיפות פיננסית, ומאפשר לבעל העסק לקבל החלטות מושכלות.